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数据视觉化如何在流程管理中发挥价值?——来看物流企业真实的数

2020-07-12 19:44 662浏览
一年的时间,沉澱出一套流程视觉化的经验。这里拿出来一同探讨。
数据视觉化如何在流程管理中发挥价值?——来看物流企业真实的数
关于江汽物流
安徽江汽物流有限公司成立于2013年,主营业务整车物流,车辆管理和维修,客运、计程车及汽车租赁等业务。我们以整车业务、物流业务「两业联动」模式保障物流规划能力、物流运作能力、物流操作能力「三大能力」体系建设,控制两项指标「搞物流及时率」「低货物质损率」,最终提升客户满意度。目前获得荣誉有国家4A级综合型物流企业和2014年度全国先进物流企业等。
什幺背景下做了流程监控数据视觉化体系?
十二五期间我们把流程打通了。流程打通后我们思考:信息化系统产生了大量数据,这些数据怎幺用?思考的结果是做监控数据视觉化系统。
数据视觉化如何在流程管理中发挥价值?——来看物流企业真实的数
下图这里是流程打通后的整个信息化平台架构。乘储信息化系统、商储信息化系统、产前物流系统、生产配送系统、备件物流信息化系统、班车调度系统是我们的基础信息系统,现在已经和外部业务资源、物流平台、上游的ERP等系统、第三方的GPS系统打通,同时内部还打通了费用结算系统和财务系统。每天这些业务系统正常运行,沉澱了大量数据,我们认为这些数据应该能给我们带来巨大价值,但没有系统能支撑,用不起来怎幺办?在这样的情况下,我们思考,要搭建一套能看得见业务运行和状态监控的系统,实时的监控数据和进行数据分析,这也就是我们已经做成的江汽物流监控数据视觉化系统。
物流监控数据视觉化系统是如何搭建?
数据视觉化如何在流程管理中发挥价值?——来看物流企业真实的数
监控数据视觉化系统的基础就是我们的物流服务管理体系,依託信息化平台来提供各种流程和数据。我们以数据监控提升企业效益这个目标为引领,分监控指标、处理流程、管理制度、运行组织四个模块来进行系统搭建。
首先,依据信息化平台的数据,识别业务关键指标,对每一个指标进行单独监控,对多个指标组合进行联合监控;然后对关键指标或者关键指标组合进行处理流程的构建,主要是规範建立关键指标的流程和规範运营过程中的指标对标,发现有指标异常的时候要有规範的处理流程进行调整处理;对每一项关键指标和关键指标组合建立一套规範的处理流程催生了我们新的管理制度,我们需要保证人员、设备、资源等的及时有效投入,异常处理备案,包括最后对数据监控产生的价值的有效利用,都有标準的管理制度来规範;在构建好前三个支柱的前提下,最后就是如何有效运行组织,来保证整个监控数据可视化系统高时效、高质量、高效益的运行。
对于监控指标、处理流程、管理制度,我们是有具体的操作方式方法的。比如说我们的商用车发运,我们主要关注的是运营的时效性管理。我们按照流程从接收订单、组织发运、出库、合格证列印、绑扎装车,加油、出发进入在途状态,利用这套系统,将商用车发运的全过程分成若干个段,每段单独监控,多段联合监控,这样我们就实现了商用车发运的精细化、视觉化管理。乘用车发运和商用车发运整体相似,但有所不同。主要是乘用车发运的信息化不如商用车发运的信息化程度高。但我们这套监控视觉化系统可以灵活调整,所以依然可以有效地的进行精细化、可视化管理。零部件发运不同点就更多了。我们更为关注的是仓库的利用率、货物的周转率等等。根据这三大业务,我们各事业部建立管控指标 40个,建立关键指标对应报警处理流程15个、2大类零储报警处理流程。
数据视觉化如何在流程管理中发挥价值?——来看物流企业真实的数
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流程监控数据视觉化体系日常如何运行的呢?
我们根据之前梳理的关键指标和处理流程,制定了日报、周报、月报管理运行简报体系加会议室大屏系统。其中日报、周报、会议室大屏系统完全是帆软这套报表製作与BI商业智慧平台开发出来的,月报有部分手工编写。我们开发好了日报、周报,每天早上员工和部门领导一上班,打开系统就可以查看到对收发存数据进行的统计和分析,省去了事业部每日加班做表、核对数据的工作量;月报我们是用纸质文档给领导,需要人为梳理编写,一般我们都是从帆软BI系统中导出规範格式的带数据和图表的简版分析报告,然后专人对数据和图表进行深入解读汇总,最后呈送给领导。我们整理的月报是对监控体系运行情况、及监控异常数据进行分析、预测,为管理层和领导层管理决策提供了有力的数据支援。
数据视觉化如何在流程管理中发挥价值?——来看物流企业真实的数
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在这个系统开发和运行过程中,有过两次经历让大家对这个系统逐渐认识到价值。
报表製作开发过程中我们就发现了监控系统的不足。这个系统出来的报表显示,我们的GPS使用有的时段使用异常,突然最近一段由80~90%减低到10% 以内。本来我们人工配送,要求每人携带一个GPS,理应不会有使用率暴跌的情况。但是报表显示,GPS使用数据就是有异常,然后我们业务部门前去调查,发现一线人员人为解绑GPS。这是为什幺呢?原来是一线人员解绑后可以多接单,多拿提成和奖金。这就是我们通过这个商业智慧BI系统,及时发现了业务异常。因为这个业务不规範,导致那一段时间系统採集的数据都失真,其他指标也失去了价值,比如在途数据、轨迹数据完全基本无效了。我们按照处理流程给业务部门提出整改意见。业务部门根据处理流程和管理制度及时做了调整。这个系统能及时返现业务异常,确实帮到了我们。
在系统平稳运行半年后的某一天,我们发现库内时效数据特别高,货物一直积压在库。我们这个系统及时的报警。根据系统中已经开发的报表,发现可供调配发货的车辆明显减少,并且有成批的货物积压在库,不是散装货物。根据处理流程,我们把这个情况及时反映给业务部门,业务部门前去调查,发现确实是当日被调走一半的运输车辆,运力严重不足,同时因为组机厂把公报没批下来的新车入库,营销系统不允许发货,导致成批货物积压在库。搭建了这个系统,我们能及时发现业务异常,并初步判断异常的表面原因,缩小问题範围。但是找到问题根本原因还是需要找一线业务部门具体沟通,并且找到针对性解决方案。
2016年下半年,我们的监控数据视觉化系统基础部分开发完毕,包括指标梳理、处理流程、管理制度、数据仓库的构建和基础报表,我们重点开发了会议室大屏系统模块。会议室大屏系统主要展示三部分:
1.各个作业区的视频监控,作业现场监控
2.所有在途作业车辆的位置信息,跟蹤运行轨迹,停车时间监控
3.主体业务经营数据监控展示
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监控数据视觉化系统开发带来的新认知
监控数据视觉化系统建设的要点和难点是数据规範,数据规範的背后是业务的规範,功夫全在数据系统以外,业务管理要严格规範,确保数据质量。GPS使用数据异常的例子就说明了这点。所以监控数据视觉化系统乃至整个信息化系统建设,都需要有人规範业务流程,监督流程的执行,确保数据质量,才能保证数据视觉化这类信息化系统的高效运行和产生价值。
信息化体系建设要藉助高层推,体系搭建完,流程制定完,体系流程如何保证有效落地和实施,公司高层要有意识强力推进,要靠高层往下推,从下往上推推不动。流程要关联个人KPI的,大家推行使用都会很积极。这也是高层推动的好处之一,可以设置KPI。
不要指望系统能解决所有问题,因为许多判断和决策是需要人员干预的,系统只能做部分固化的流程和判断。我们可以通过系统展示识别关键指标,异常指标,通过数据监控钻取到异常数据的明细。但真正找到异常原因和採取得当的处理措施是需要专人判断原因是否符合事实、处理措施是否有效的。